Data life cycle หรือ “วงจรชีวิตข้อมูล” คืออะไร มีกี่ขั้นตอนบ้าง?

สมัยเรียนตอนชั้นประถมศึกษา พวกเราหลายๆคนคงเคยได้เรียนเรื่อง วงจรชีวิตของสัตว์ต่างๆ เช่น กบ, ผีเสื้อ, ยุง, แมลงวัน, ปลาหางนกยูง, แมลงสาบ หรือ ด้วงสาคู แต่รู้หรือไม่ว่า ข้อมูลต่างๆที่เราเจอในชีวิตประจำวันก็มีวงจรชีวิตของมันเหมือนกัน ซึ่งสิ่งนี้เรียกว่า วงจรชีวิตข้อมูล หรือ Data Life Cycle

วันนี้ DIGI จะพาคุณไปรู้จักกับวงจรชีวิตของข้อมูล หรือ Data Life Cycle ว่าจริงๆแล้วมันคืออะไรกันแแน่ และจะมาแนะนำ ขั้นตอนของวงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle management ที่จะช่วยให้คุณเข้าใจวงจรชีวิตของข้อมูลมากขึ้น ถ้าพร้อมแล้วไปดูกันเลย!

Data life cycle หรือ วงจรชีวิตข้อมูล คืออะไร ?

วงจรชีวิตของข้อมูล หรือที่เรียกว่า  “Data Life Cycle” หมายถึงช่วงเวลาทั้งหมดที่มีข้อมูลอยู่ในระบบขององค์กร ซึ่งวงจรชีวิตนี้จะครอบคลุมทุกขั้นตอนที่ข้อมูลของคุณต้องผ่าน ตั้งแต่การสร้างข้อมูลไปจนถึงทำลายข้อมูล

ในวิชาวิทยาศาสตร์ สิ่งมีชีวิตทุกชนิดจะต้องผ่านช่วงต่างๆ ได้แก่ วัยทารก ช่วงเวลาของการเติบโต และการพัฒนา วัยเจริญพันธุ์ที่มีประสิทธิผล และวัยชรา 

ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้แตกต่างกันไป เช่น ปลาแซลมอนจะตายทันทีหลังจากวางไข่ ในขณะที่มนุษย์มีชีวิตอยู่จนเป็นปู่ย่าตายาย แม้ว่าสิ่งมีชีวิตจะอาศัยอยู่ในสภาพแวดล้อมเดียวกัน แต่ต่างก็มีวงจรชีวิตที่ไม่เหมือนกัน

ในทำนองเดียวกัน ข้อมูล หรือ Data ก็จะผ่านช่วงเวลาต่างๆ ของชีวิตตามจังหวะของมันเอง ซึ่งโดยทั่วไปแล้ววงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle จะแบ่งออกได้เป็น 6 ขั้นตอนดังนี้

6 ขั้นตอนของวงจรชีวิตข้อมูล (data life cycle management)

1.สร้างข้อมูล (Create)

ในการเริ่มต้นของวงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle ขั้นตอนลำดับแรกต้องเป็นการสร้างข้อมูล ถ้าไม่มีขั้นตอนนี้ก็จะไม่มีขั้นตอนอื่นๆตามมา

ทุกวันนี้ทั่วทั้งโลกมีการสร้างข้อมูลกว่า 2.5 quintillion bytes หรือ 2,500 ล้าน GB ต่อวัน หรือถ้าจะอธิบายให้เห็นภาพคือ “เราแต่ละคนผลิตข้อมูลกันเฉลี่ยวินาทีละ 1.7 MB” เลยทีเดียวครับ และมีการประมาณการอีกด้วยว่า ในปี 2025 เราอาจผลิตข้อมูลเพิ่มขึ้นเป็นคนละ 463 exabytes ต่อวัน

โดยข้อมูลเหล่านี้ส่วนใหญ่ก็มาจาก การใช้งานอินเตอร์เน็ตและอุปกรณ์ต่างๆของเรา, ข้อมูล Big data จากหลายๆองค์กร, อุปกรณ์ Iot และข้อมูล transaction ต่างๆในสกุลเงินดิจิตอล ที่มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นเรื่อยๆอย่างไม่มีที่สิ้นสุด

2.จัดเก็บข้อมูล (Store)

หลังจากที่มีการสร้างข้อมูลแล้ว ขั้นตอนถัดไปของวงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle คือการจัดเก็บข้อมูล(Store) เพื่อให้มีระเบียบ ง่ายต่อการใช้งาน ไม่สูญหาย หรือถูกทำลาย และให้ผู้ใช้งานสามารถประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ซึ่งเราสามารถจัดเก็บข้อมูลได้โดยสร้างฐานข้อมูล (databases) หรือชุดข้อมูล (datasets) จากนั้นชุดข้อมูลเหล่านี้อาจจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ บนเซิร์ฟเวอร์ หรือใช้อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลทางกายภาพรูปแบบอื่น เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ ซีดี เทปคาสเซ็ตต์ หรือฟลอปปีดิสก์ โดยวิธีการจัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุดจะพิจารณาตามการใช้งานและบริบทของแต่ละองค์กร

3.ใช้ข้อมูล (Use)

การใช้ข้อมูล (Use) ในวงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle เป็นการนำข้อมูลที่จัดเก็บมาประมวลผล เช่น การถ่ายโอนข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดทำรายงาน เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งานให้เกิดประโยชน์ตามวัตถุประสงค์และสนับสนุนกิจกรรมขององค์กร 

รวมถึงการสำรอง (Backup) ข้อมูล โดยการคัดลอกข้อมูลที่ใช้ งานอยู่ในปัจจุบัน เพื่อทำสำเนา เช่น ใช้โปรแกรมในการสำรองข้อมูล เป็นการหลีกเลี่ยงความ เสียหายที่จะเกิดขึ้นหากข้อมูลเกิดการเสียหายหรือสูญหาย ซึ่งสามารถนำข้อมูลที่สำรองไว้ในสื่อ บันทึกข้อมูลกลับมาใช้งานได้ทันที โดยการกู้คืน (Restore) 

4.เผยแพร่ข้อมูล (Publish)

ขั้นตอนเผยแพร่ข้อมูลในวงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle นี้ จะเป็นการแชร์ข้อมูล (Sharing) การกระจายข้อมูล (Dissemination) การควบคุมการเข้าถึง (Access Control) การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างหน่วยงาน (Exchange) และการกำหนดเงื่อนไขในการนำข้อมูลไปใช้ (Condition) 

เพื่อที่ข้อมูลเหล่านี้จะถูกเปลี่ยนไปเป็นกิจกรรมและการตัดสินใจขององค์กร ซึ่งจะเป็นการเพิ่มคุณค่าสูงสุดให้กับข้อมูลนั้นๆ

5.จัดเก็บข้อมูลถาวร (Archive) 

หลังจากที่ข้อมูลได้ถูกใช้ และเผยแพร่แล้ว ข้อมูลนั้นๆจะเข้าสู่ขั้นตอน จัดเก็บข้อมูลถาวร ในวงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle  ซึ่งจะเป็นการคัดลอกเอาข้อมูลที่มีช่วงอายุเกินช่วงใช้งาน หรือไม่ได้ใช้งานแล้ว มาทำสำเนาสำหรับการเก็บรักษา โดยที่ข้อมูลนั้นไม่มีการลบ ปรับปรุง หรือแก้ไขอีก และสามารถนำกลับไปใช้งานได้ใหม่เมื่อต้องการ

6.ทำลายข้อมูล (Destroy) 

เมื่อข้อมูลในกระบวนการจัดเก็บข้อมูลถาวรมีปริมาณเพิ่มขึ้นมาก จนไม่สามารถจัดเก็บไว้ได้ เนื่องจากปัญหาด้านต้นทุนในการจัดเก็บข้อมูล หรือจัดเก็บถาวรเป็นระยะเวลานานหรือเกินกว่าระยะเวลาที่กำหนด ข้อมูลเหล่านั้นจะเข้าสู่ขั้นตอน ทำลายข้อมูล ในวงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle

ความท้าทายของวงจรชีวิตข้อมูลระยะนี้ก็คือ การทำให้แน่ใจว่า ข้อมูลถูกทำลายอย่างเหมาะสม สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจ ก่อนที่จะทำลายข้อมูลว่า รายการข้อมูลนั้นเกินระยะเวลาการเก็บรักษา ตามข้อบังคับที่กำหนดหรือเปล่า

สรุป

วงจรชีวิตข้อมูล หรือ data life cycle เป็นช่วงเวลาที่มีข้อมูลอยู่ในระบบขององค์กร ตั้งแต่การสร้างข้อมูลไปจนถึงทำลายข้อมูล โดยจะแบ่งได้เป็นขึ้นตอนได้แก่ สร้างข้อมูล (Create), จัดเก็บข้อมูล (Store), ใช้ข้อมูล (Use), เผยแพร่ข้อมูล (Publish), จัดเก็บข้อมูลถาวร (Archive) และทำลายข้อมูล (Destroy) ซึ่งการมีความ